eSocial: sua empresa está antenada com as obrigações?
A transformação digital nas empresas é um processo de longo prazo e praticamente irreversível. Com a virtualização cada vez maior da vida cotidiana, diversos processos que anteriormente exigiam um grande volume de papel, foram digitalizados. Isso também aconteceu em alguns processos de Saúde e Segurança do Trabalho (SST), como a assinatura eletrônica para o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO).
O primeiro passo para se adequar à novidade é obter um certificado digital junto à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Esse documento de identidade virtual pode ser solicitado para um pessoa física ou jurídica, e é o caminho para realizar a assinatura digital, usada para validar transações por meios eletrônicos. A portaria considera válida a certificação digital, desde que esteja nos padrões do ICP-Brasil.
Os documentos de SST que aceitam a assinatura digital incluem o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO); o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA); o Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR); o Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil (PCMAT); o Programa de Proteção Respiratória (PPR); o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO); o Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural (PGSSMTR); a Análise Ergonômica do Trabalho (AET); o Plano de Proteção Radiológica (PRR); o Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes; os certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras; os laudos que fundamentam todos os documentos previstos neste artigo, a exemplo dos laudos de insalubridade e periculosidade; além de documentos exigidos com fundamento no art. 200 do Decreto-lei n° 5.452, de 1° de maio de 1943.
Diversas empresas já iniciaram a digitalização de muitos processos, mas ainda existem outras que encontram-se atrasadas nessa mudança. Porém, existe um prazo definido para que elas se adequem, estabelecido na Portaria nº 211, de 11 de abril de 2019. Segundo o artigo 3º, a forma de assinatura, guarda e apresentação de documentos prevista no art. 1º é inicialmente facultativa, tornando-se obrigatória nos prazos contados da vigência da Portaria:
I – 5 (cinco) anos, para microempresas e microempreendedores individuais (abril de 2024);
II – 3 (três) anos, para empresas de pequeno porte (abril de 2022);
III – 2 (dois) anos, para as demais empresas (abril de 2021).
Excepcionalmente, poderá ser aceita a apresentação do documento em papel quando a geração do mesmo em formato digital se mostrar comprovadamente inviável, seja em razão de sua natureza ou do local onde a fiscalização venha a ser realizada. No caso do eSocial, existem três importantes eventos de SST que devem ser enviados ao programa: S-2210 (CAT), S-2220 (ASO) e S-2240.
O ASO é um dos principais documentos da área de SST. Ele traz todas as informações sobre a saúde do trabalhador de forma detalhada, enquanto tiver vínculo empregatício com a empresa. No ASO constam os exames médicos estabelecidos nas Normas Regulamentadoras (NR), exames complementares, exames obrigatórios previstos na legislação trabalhista e os indicados no Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO).
Nesse aspecto, seria de grande importância que as empresas disponibilizassem o e-CPF para os funcionários assinarem digitalmente a documentação. Essa é uma forma segura de garantir o cumprimento da legislação e evitar possíveis fraudes. Lembrando que o prazo para início do envio das obrigações é 1º de janeiro de 2023. Então, é preciso adquirir uma ferramenta que aceite as certificações digitais para envio das obrigações trabalhistas. Essa é uma forma rápida, eficiente e segura de se manter em dia com a legislação e evitar futuras penalidades previstas e que podem pesar no resultado do seu negócio.
*Renan Soloaga é CEO da Indexmed, responsável pela direção executiva e de inovação tecnológica na plataforma digital de gestão da saúde e segurança ocupacional.
