eSocial: faltam cinco meses. Não deixe para a última hora

As reformas previdenciária e trabalhista, crise político-econômica e vários outros desafios que o Brasil vêm enfrentando não vão atrasar o início do eSocial, previsto para janeiro de 2018. Pelo menos, é o que sustenta o governo federal.

Até agora, o início dos testes está confirmado para julho deste ano. Ainda assim, muitas companhias não estão dando a devida importância ao assunto ou não se atentaram para quão impactante é o projeto, adverte em artigo,a gerente de Planejamento da LG, Sáttila Silva.

Segundo ela, esse é um indicador que 2018 será turbulento. No início do próximo ano, por exemplo, há a entrega das obrigações anuais, como a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF), e paralelamente dar início ao eSocial. Sem contar as possíveis mudanças na legislação trabalhista que irão impactar diretamente os processos de RH. eSocial mais simples: Obrigações trabalhistas e fiscais em declaração unificada.

O primeiro ponto para ter sucesso na implantação do eSocial, sustenta Sáttila Silva, é definir um “dono”. Projeto sem sponsor ou patrocinador já nasce morto. Ou seja, é fundamental ter uma pessoa ou um departamento responsável por atribuir recursos, fazer a ligação entre as áreas envolvidas e ser o principal ponto de apoio com a alta gestão. Vale ressaltar que o dono do eSocial precisa mostrar a relevância do projeto para a presidência da companhia, deve conhecer bem os demais departamentos, ter potencial de argumentação e de encontrar recursos financeiros. É por isso que muitas companhias vêm apostando no RH.

Feito isso, acrescenta a especialista, é importante entender o cenário vivenciado pela sua empresa e tentar responder as seguintes perguntas:

– As informações exigidas pelo projeto estão automatizadas e os sistemas que gerenciam esses dados estão atualizados com a última versão do leiaute?

– Os processos de trabalho estão ajustados às exigências do eSocial?

– A empresa possui mais de um fornecedor envolvido nos processos ligados ao eSocial? Se sim, as integrações necessárias entre esses fornecedores já foram mapeadas?

– Como sua empresa fará a transmissão das informações para o ambiente do governo? Seu fornecedor de software disponibilizará a mensageria? Ou será necessário procurar um novo fornecedor?

– Será necessário contratar mais colaboradores para apoiar na adequação?

– Os funcionários estão capacitados? Há necessidade de investir em treinamentos?

– Sua empresa já possui certificado digital? Ele está atualizado?

As respostas dessas questões, ressalta  a gerente de Planejamento da LG, Sáttila Silva, vão dar um panorama dos gaps que precisam ser ajustados, antes do início do eSocial. Outro ponto fundamental é realizar a qualificação cadastral de todos os seus funcionários. Caso haja inconsistência nos dados dos seus colaboradores, as obrigações prestadas não poderão ser enviadas ao governo.

Desde 2016, é possível fazer a consulta em lote de cadastros dos funcionários, por meio do envio de um arquivo padronizado, conforme leiaute estabelecido no sistema. Vale lembrar que para realizar a busca é necessário ter o Certificado Digital.

A especialista reforça que é essencial revisar os processos da empresa como um todo. O eSocial não é apenas uma mudança de sistemas, mas sim uma transformação na cultura empresarial. Ou seja, além de mudar a plataforma tecnológica na qual as informações trabalhistas e previdenciárias serão prestadas ao governo, ele também irá exigir dados adicionais e prazos mais apertados para a entrega dessas obrigações.

Fonte: Guia dos Contadores